ERP系統實戰篇：物料編碼的經驗淺談（幹貨）

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對于制(zhì)造企業而言，物料管理(lǐ)的地位是不言而喻的。成千上(shàng)萬種物料，如果沒有(yǒu)可(kě)做(zuò)唯一标示的物料代号，而僅靠物料名稱或者其它途徑作(zuò)管理(lǐ)依據，很(hěn)難想象企業如何合理(lǐ)管理(lǐ)物料。物料的名稱、規格等都不能作(zuò)為(wèi)區(qū)别物料的标示，同名同規格的物料總是存在的。要實現物料的科學管理(lǐ)，物料編碼是基礎。

為(wèi)了對物料實現統一編碼，許多(duō)企業特别是大(dà)中型企業，通(tōng)常設有(yǒu)獨立的物料編碼機構，或組織專項編碼培訓班等。但(dàn)往往實踐證明(míng)，相關的執行(xíng)部門(mén)最終還(hái)是沒有(yǒu)嚴格按照物料編碼的規則執行(xíng)，工作(zuò)也沒有(yǒu)達到預想中的效果。物料編碼和(hé)企業标準化工作(zuò)也息息相關，很(hěn)多(duō)企業在推行(xíng)标準化(模塊化設計(jì))工作(zuò)中，花(huā)費了大(dà)量的人(rén)力和(hé)物力，又是抽調骨幹隊伍，又是收集圖紙、制(zhì)定标準，一幹就是好幾年。但(dàn)最後，往往又是無疾而終。物料編碼，是一件簡單的事情，但(dàn)絕對不是一件容易做(zuò)好的事情;是一件重要且有(yǒu)意義的事情，但(dàn)絕對不是每家(jiā)企業都能做(zuò)好的事情。

一、物料編碼的功能

物料編碼是以簡短(duǎn)的文字、符号或數(shù)字、号碼來(lái)代表物料、品名、規格或類别及其它有(yǒu)關事項的一種管理(lǐ)工具。在物料極為(wèi)單純、物料種類極少(shǎo)的工廠或許有(yǒu)沒有(yǒu)物料編碼都無關緊要，但(dàn)在物料多(duō)到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上(shàng)的工廠，物料編碼就顯得(de)格外重要了。此時(shí)，物料的領發、驗收，請(qǐng)購、跟催、盤點、儲存等工作(zuò)極為(wèi)頻緊，而借着物料編碼，使各部門(mén)提高(gāo)效率，各種物料數(shù)據傳遞迅速、意見溝通(tōng)更加容易。物料編碼之功能如下：

1、增強物料數(shù)據的正确性;

物料的領發、驗收、請(qǐng)購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有(yǒu)物料編碼可(kě)以查核，因此物料數(shù)據更加正确。至于一物多(duō)名，一名多(duō)物或物名錯亂之現象不緻于發生(shēng)。

2、提高(gāo)物料管理(lǐ)的工作(zuò)效率;

物料既有(yǒu)系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理(lǐ)簡便省事，效率因此提高(gāo)。

3、利于計(jì)算(suàn)機的管理(lǐ);

物料管理(lǐ)在物料編碼推行(xíng)徹底之後，方能進一步利用計(jì)算(suàn)機作(zuò)更有(yǒu)效的處理(lǐ)，以達到物料管理(lǐ)之效果。

4、降低(dī)物料庫存、降低(dī)成本;

物料編碼利于物料庫存量的控制(zhì)，同時(shí)利于呆料的防止，并提高(gāo)物料管理(lǐ)工作(zuò)的效率，因此可(kě)減輕資金的積壓，降低(dī)成本。

5、防止物料舞弊事件之發生(shēng);

物料一經編碼後，物料記錄正确而迅速，物料儲存井然有(yǒu)序，可(kě)以減少(shǎo)舞弊事件之發生(shēng)。

6、便于物料之領用;

庫存物料均有(yǒu)正确的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門(mén)的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。

7、便于壓縮物料的品種、規格。

對物料進行(xíng)編碼時(shí)，可(kě)以對某些(xiē)性能相近或者相同的物料進行(xíng)統一、合并和(hé)簡化，壓縮物料的品種、規格。

二、物料編碼的誤區(qū)

圖号作(zuò)為(wèi)物料編碼

随着信息化的不斷推進，當前大(dà)部分的中國企業都在使用CAD等輔助設計(jì)系統。由于設計(jì)管理(lǐ)規範的要求，每張圖紙都會(huì)有(yǒu)一個(gè)圖号，于是大(dà)部分的企業直接使用圖号作(zuò)為(wèi)物料的編碼。但(dàn)使用圖号作(zuò)為(wèi)物料編碼，會(huì)存在如下問題：

1、由于技(jì)術(shù)部門(mén)并不負責原材料的管理(lǐ)，原材料就沒有(yǒu)圖号;

2、圖号并不唯一;

很(hěn)多(duō)使用圖号作(zuò)為(wèi)物料編碼的企業，他們一直認為(wèi)這是比較合理(lǐ)的。圖号能夠表述物料的唯一性嗎?他們認為(wèi)：“可(kě)以……但(dàn)是，極個(gè)别的不能。”為(wèi)什麽極個(gè)别的不能?同樣一張設計(jì)圖紙，可(kě)以使用不鏽鋼制(zhì)造，也可(kě)以使用鍍鋅闆制(zhì)造，兩種不同的原材料制(zhì)造出來(lái)的産品，我們能夠說是一樣的嗎?但(dàn)他們的圖号确實就是一樣的。

3、圖号的管理(lǐ)本身不規範;

大(dà)部分的研發部門(mén)對于圖号的編碼管理(lǐ)本身就不嚴謹。不同的設計(jì)人(rén)員、不同的設計(jì)小(xiǎo)組遵循的編碼規則并不相同，導緻後續使用圖号的混亂，圖号作(zuò)為(wèi)物料編碼就更加不合适了。因

要求物料編碼表述大(dà)量的信息

部分企業由于缺乏物料編碼的經驗，在制(zhì)定編碼規則的時(shí)候，往往希望制(zhì)定出一套萬能的、一見到編碼就可(kě)以知道(dào)物料所有(yǒu)情況的規則。包括物料種類、屬性、供應商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些(xiē)對于編碼的過高(gāo)期望，都是由于沒有(yǒu)編碼制(zhì)定經驗造成的。期望越高(gāo)，失望就越大(dà)。編碼就是編碼，它無法表達其根本無法承載的過多(duō)信息。

把制(zhì)定編碼規則的工作(zuò)交給個(gè)别人(rén)或部門(mén)去完成

企業的管理(lǐ)層往往習慣把編碼工作(zuò)交給技(jì)術(shù)部門(mén)或者某個(gè)資深員工來(lái)主持完成。這種做(zuò)法忽略了一點，編碼真正使用最多(duō)的是物料管理(lǐ)部門(mén)、财務部門(mén)，而非制(zhì)定編碼規則的技(jì)術(shù)部門(mén)。制(zhì)定物料編碼，應該聯合技(jì)術(shù)部門(mén)、物料管理(lǐ)部門(mén)、财務門(mén)，組成制(zhì)定團隊共同完成。

三、物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理(lǐ)的物料編碼，必須具備下列基本原則：★簡單性 ★分類展開(kāi)性 ★完整性 ★單一性 ★一貫性 ★可(kě)伸縮性 ★組織性 ★适應計(jì)算(suàn)機管理(lǐ) ★充足性。

1、簡單性

編碼的目的在于将物料化繁為(wèi)簡，便于物料的管理(lǐ)，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元号或數(shù)字上(shàng)應力求簡單明(míng)了，這樣可(kě)節省閱讀、填寫、抄錄的時(shí)間(jiān)與手續，并可(kě)減少(shǎo)其中的錯誤機會(huì)。

2、分類展開(kāi)性

物料複雜，物料編碼大(dà)分類後還(hái)要加以細分，如果采用阿拉伯數(shù)字十進制(zhì)，則每段最多(duō)隻能由十個(gè)細分的項目，如果采用英文字母，則每段有(yǒu)26個(gè)細分項目，然而細分項目太多(duō)，就難于查找，而細分項目太少(shǎo)，則分類展開(kāi)太慢，分類細分項目通(tōng)常以五至九個(gè)較佳。例如采用阿拉伯數(shù)字十進制(zhì)，有(yǒu)十八個(gè)項目時(shí)，其分類展開(kāi)可(kě)以利用下列方法。

3、完整性

在物料編碼時(shí)，所有(yǒu)的物料都應有(yǒu)物料編碼可(kě)歸，這樣物料編碼才能完整。若有(yǒu)些(xiē)物料找不到賦予之物料編碼，則很(hěn)顯然物料編碼缺乏完整性。 新産品新物料的産生(shēng)容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有(yǒu)新物料産生(shēng)，即應賦予新的物料編碼，并規定新的物料沒有(yǒu)編碼，采購部門(mén)不得(de)從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來(lái)了，倉庫部門(mén)或會(huì)計(jì)部門(mén)發現物料訂購單缺少(shǎo)物料編碼，即應請(qǐng)采購部門(mén)補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能确保物料編碼的完整性。

4、單一性

物料編碼的單一性是指一個(gè)物料編碼隻能代表一種物料，同一種物料隻能找到一個(gè)物料編碼，而絕無一個(gè)物料有(yǒu)數(shù)個(gè)物料編碼，或一個(gè)物料編碼有(yǒu)數(shù)項物料，一般地，隻要物料的物理(lǐ)或化學性質有(yǒu)變化、隻要物料要在倉庫中存儲、就必須為(wèi)其指定一個(gè)編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鑽孔、噴漆三道(dào)工序才能完成。如果該物料的三道(dào)工序都在同一車(chē)間(jiān)完成，不更換加工單位，即沖壓成型後立即進行(xíng)鑽孔，緊接着進行(xíng)噴漆，中間(jiān)沒有(yǒu)入庫、出庫處理(lǐ)，則該物料可(kě)取一個(gè)代碼。如果該物料的三道(dào)工序不在同一個(gè)車(chē)間(jiān)完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理(lǐ)中為(wèi)了區(qū)分該物料的三種狀态，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個(gè)編碼分别表示三種不同加工狀态的物料。

5、一貫性

物料編碼要統一而有(yǒu)一貫性，如以年限分類為(wèi)标準時(shí)，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏别來(lái)分類，若要這麽做(zuò)必須要分段或分級進行(xíng)。

6、伸縮性

物料編編碼要考慮到未來(lái)新産品發展以及産品規格的變更而發生(shēng)物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮餘地，并不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料産生(shēng)時(shí)，就有(yǒu)新物料無号可(kě)編的情況。

7、組織性

物料編碼依其編碼的系統，作(zuò)井然有(yǒu)序的組織與排列，以便随時(shí)可(kě)從物料編碼查知某項物料帳卡或數(shù)據。物料編碼的組織性，對物料管理(lǐ)可(kě)以省掉不必要的麻煩。

8、适應電(diàn)腦(nǎo)管理(lǐ)

電(diàn)腦(nǎo)的應用已經比較普及，因此在編碼時(shí)一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可(kě)能短(duǎn)、少(shǎo)使用其它符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。

9、充足性

物料編碼所采用的文字、記号或數(shù)字，必須有(yǒu)足夠的數(shù)量，以便所組成的個(gè)别物料編碼，足以代表所有(yǒu)個(gè)别物料，以及應付将來(lái)物料擴展時(shí)的實際需要，以免遇有(yǒu)特殊物料時(shí)無号可(kě)編。否則物料系統被破壞，費時(shí)誤事。

10、易記性

在不影(yǐng)響上(shàng)述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符号或數(shù)字，或賦予暗示及聯想性。但(dàn)這原則是屬于次要原則，若上(shàng)述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為(wèi)優秀的物料編碼。

四、物料編碼的技(jì)巧

1、編碼規則需盡可(kě)能反映物料大(dà)類。

物料大(dà)類可(kě)以讓我們對物料的類别有(yǒu)一個(gè)直接的判斷。比如我們每天都在使用移動電(diàn)話(huà)，如果我們看到139号段的号碼，就知道(dào)是移動的來(lái)電(diàn)。大(dà)類的劃分原則往往是：第一碼：産成品、半成品、原材料、輔料、低(dī)值易耗，主要供财務使用;第二碼：真正的類别，依據企業不同的情況具體(tǐ)制(zhì)定。

2、編碼需要長短(duǎn)适中。

按照人(rén)的記憶習慣，7-13位的編碼是比較合理(lǐ)的。

3、盡量不要使用有(yǒu)特别意義的編碼。

很(hěn)多(duō)物料編碼的初衷是為(wèi)了清晰明(míng)了地表述物料，如将鋼闆編碼成GB，簡單易懂。但(dàn)随着物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼闆”，“鋼筆”就以GB命名。

4、避免使用難以交流和(hé)區(qū)别的字符。

文字代表了中華民族博大(dà)精深的文化，拼音(yīn)更被譽為(wèi)世界上(shàng)最複雜的字符之一。如果單純通(tōng)過拼音(yīn)字母，如G和(hé)J，很(hěn)大(dà)部分人(rén)會(huì)因為(wèi)不标準的發音(yīn)而難以進行(xíng)區(qū)分。另外，字母L的小(xiǎo)寫打印出來(lái)以後和(hé)數(shù)字1沒有(yǒu)區(qū)别，O打印出來(lái)後和(hé)數(shù)字0沒有(yǒu)區(qū)别等等。我們在制(zhì)定編碼規則過程中，要盡量避免使用這些(xiē)容易産生(shēng)混淆的字符。

5、不要把可(kě)能變動的信息編入編碼。

什麽是可(kě)能變動的信息?舉個(gè)最簡單的例子，現在很(hěn)多(duō)企業将員工編碼規則定為(wèi)：部門(mén)号+流水(shuǐ)碼。筆者認為(wèi)這是最不合理(lǐ)的編碼，員工如果發生(shēng)人(rén)事變動或者崗位變換，編碼就無法準确表述其所在部門(mén)。如果員工的人(rén)事和(hé)崗位變動頻繁了，編碼反而成為(wèi)企業的困擾

五、物料編碼如何有(yǒu)效推行(xíng)

很(hěn)多(duō)企業在花(huā)費了大(dà)量的人(rén)力、物力和(hé)财力制(zhì)定出一套科學的、合乎企業實際情況的物料編碼體(tǐ)系後，就像他們制(zhì)定的其他厚厚的管理(lǐ)制(zhì)度文件一樣，被鎖進了黑(hēi)暗的文件櫃中，僅僅在進行(xíng)相關質量體(tǐ)系認證時(shí)拿(ná)出來(lái)使用。當然，有(yǒu)同行(xíng)過來(lái)參觀的時(shí)候，也會(huì)時(shí)常拿(ná)出來(lái)進行(xíng)炫耀。

制(zhì)定完善的物料編碼規則隻是物料編碼工作(zuò)的第一步。如何使制(zhì)定的編碼規則在企業內(nèi)部真正得(de)到推行(xíng)，改善和(hé)解決技(jì)術(shù)、物管、财務等部門(mén)各自為(wèi)政、多(duō)套編碼并存、多(duō)種物料稱謂混亂等企業管理(lǐ)問題，才是物料編碼工作(zuò)中最實質性的一步。有(yǒu)效推行(xíng)企業的物料編碼工作(zuò)有(yǒu)兩種途徑：

1、實施軟件管理(lǐ)系統

實施ERP等信息化軟件系統，是在系統中固化物料編碼，實現強制(zhì)推行(xíng)的最容易也最有(yǒu)效的方式。ERP系統會(huì)按照企業制(zhì)定的物料編碼規則，自動生(shēng)成編碼。ERP系統具備的便捷的查詢、排序等功能，也可(kě)以讓員工快速體(tǐ)驗統一編碼帶來(lái)的效益，進而積極配合編碼工作(zuò)的執行(xíng)。合理(lǐ)的編碼規則結合ERP、PDM系統中的查詢、排序功能，對于企業标準化工作(zuò)的推行(xíng)會(huì)起到直接的積極影(yǐng)響。

2、設定專人(rén)負責編碼

如果企業尚不具備實施ERP、PDM等信息化系統的條件，要實現物料編碼規則的貫徹執行(xíng)，唯一的辦法就是通(tōng)過制(zhì)定物料控制(zhì)流程，設定專人(rén)控制(zhì)物料編碼。在流程的執行(xíng)過程中，嚴格遵守物料編碼唯一出口原則。

企業制(zhì)定出來(lái)的物料編碼規則得(de)不到真正有(yǒu)效推行(xíng)，究其原因，在推行(xíng)組織機構的設定、物料編碼流程的執行(xíng)等方面一定有(yǒu)不到位的地方。因此設定專人(rén)負責物料，不失為(wèi)有(yǒu)效地辦法。

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