ERP成本模塊在企業中不能好好利用?

ERP系統中，成本模塊與排程模塊式兩個(gè)瓶頸模塊。現在雖然不少(shǎo)企業都上(shàng)了ERP系統，但(dàn)是，使用成本模塊的企業卻不少(shǎo)，用的好的企業更是鳳毛麟角。為(wèi)什麽成本模塊在企業中不能好好利用呢?其內(nèi)在的原因是什麽呢?

 

有(yǒu)不少(shǎo)文章在談論如何成功實施ERP項目，但(dàn)是，對于其敗筆卻很(hěn)少(shǎo)有(yǒu)人(rén)提及。今天，我就做(zuò)個(gè)第一個(gè)吃(chī)螃蟹的人(rén)，談談在ERP系統成本模塊實施的時(shí)候存在的一些(xiē)敗筆。

 

一、 錯誤積少(shǎo)成多(duō)、積小(xiǎo)成大(dà)。

 

衆所周知，ERP系統中的成本模塊，是一個(gè)統計(jì)模塊，其計(jì)算(suàn)所需的數(shù)據來(lái)之于其它各個(gè)模塊。如材料成本的計(jì)算(suàn)來(lái)源采購模塊、生(shēng)産模塊、庫存模塊;制(zhì)造費用等來(lái)之與财務模塊;人(rén)工費用來(lái)之與人(rén)事模塊;各種費用的分攤來(lái)之與ERP系統基礎管理(lǐ)模塊。

 

用戶操作(zuò)的時(shí)候，他們沒有(yǒu)全局的認識。因為(wèi)自己在系統操作(zuò)的時(shí)候，出現一些(xiē)小(xiǎo)錯誤，沒什麽關系，沒有(yǒu)引起足夠多(duō)的重視(shì)。如在采購訂單的價格中，誤把含稅的價格當做(zuò)不含稅的價格;采購價格錯誤沒有(yǒu)及時(shí)發現，等到下月初對帳或者付款時(shí)才發現，但(dàn)是，此時(shí)成本已經結轉，發現再修改已經為(wèi)時(shí)已晚;制(zhì)造費用、人(rén)工費用等的收集與分攤不是很(hěn)準确、不是很(hěn)合理(lǐ)。

 

所有(yǒu)這些(xiē)用戶本來(lái)都不怎麽重視(shì)的問題，但(dàn)是，這些(xiē)小(xiǎo)問題彙聚在一起，就成了大(dà)問題。就象各條小(xiǎo)溪最成會(huì)彙聚成一條大(dà)河(hé)一樣，問題也會(huì)積少(shǎo)成多(duō)、積小(xiǎo)成達。所以，最終導緻了成本模塊的使用效果不好，成本計(jì)算(suàn)的成果不準确。

 

最明(míng)顯的用戶容易忽視(shì)的錯誤主要有(yǒu)以下幾個(gè)方面：

 

1、 采購價格錯誤。按照企業的常規做(zuò)法，企業跟供應商對帳的時(shí)候一般都不是本月發生(shēng)的，有(yǒu)可(kě)能是塊到付款期的時(shí)候才會(huì)核對。而企業的成本是每月結轉的，若在成本結轉後，再發現價格有(yǒu)錯誤，而重新計(jì)算(suàn)成本的話(huà)，明(míng)顯工作(zuò)量過大(dà)。所以，一般即使在日後發現采購價格有(yǒu)錯誤，也不會(huì)去更改已經發生(shēng)的成本金額。ERP系統也是如此，不會(huì)對已經做(zuò)過成本結轉的月份重新進行(xíng)計(jì)算(suàn)。所以，即使發現錯誤後，再改正價格，那(nà)也來(lái)不及了。所以，企業若要成本模塊使用效果好的話(huà)，最好改變現在的供應商對帳方式，要求在月底前，即企業成本結轉之前，完成相關的對帳工作(zuò)，要确保ERP系統在成本運算(suàn)之前，采購價格的準确性。

 

2、 在産品、成品之間(jiān)成本分攤不合理(lǐ)。在制(zhì)造企業中，不可(kě)能一到月底，生(shēng)産線上(shàng)所有(yǒu)的産品都能完工入庫，車(chē)間(jiān)或多(duō)或少(shǎo)會(huì)留有(yǒu)一些(xiē)在産品。企業當月發生(shēng)的成本，包括材料成本、制(zhì)造費用、人(rén)工費用，若在成品與在産品之間(jiān)分配不合理(lǐ)的話(huà)，也會(huì)影(yǐng)響成本的準确性。如很(hěn)多(duō)企業，不管企業實際情況，都把當月發生(shēng)的實際成本都攤銷到當月的成品中去。如當月發生(shēng)的成本共有(yǒu)100萬，其實，有(yǒu)20萬成本是花(huā)在那(nà)些(xiē)在産品上(shàng)，而不能簡單的攤到成品上(shàng)了事。在産品、成品之間(jiān)成本的分攤方式，有(yǒu)很(hěn)多(duō)方法，如約當産量法、固定比例法等等，ERP系統一般都支持這些(xiē)更加合理(lǐ)的分配方法。

 

3、 制(zhì)造費用、人(rén)工費用的分攤統計(jì)問題。很(hěn)多(duō)企業平時(shí)不注重這些(xiē)數(shù)據的收集，什麽都來(lái)個(gè)大(dà)概。特别是工時(shí)數(shù)據，其采用的還(hái)是5年以前統計(jì)的數(shù)據，随着自動流水(shuǐ)線的建立、管理(lǐ)方法的改進，現有(yǒu)的工時(shí)數(shù)據與以前的工時(shí)數(shù)據已經有(yǒu)比較大(dà)的區(qū)别，此時(shí)，如企業仍然一成不變，沿用以前的工時(shí)數(shù)據的話(huà)，計(jì)算(suàn)出來(lái)的成本怎麽會(huì)準确呢?雖然說人(rén)工費用、制(zhì)造費用對于生(shēng)産制(zhì)造企業來(lái)說，比例不是很(hěn)大(dà)，但(dàn)是，其絕對金額還(hái)是蠻大(dà)的。

 

這些(xiē)錯誤若獨立的看，看能都不是大(dà)問題。但(dàn)是，若這些(xiē)問題彙聚起來(lái)，就象滾雪球一樣，會(huì)越滾越大(dà)，最後成為(wèi)一個(gè)難以消化的大(dà)難題。若想成本模塊運算(suàn)準确，就一定要從小(xiǎo)處着眼，從細節做(zuò)起。

 

 

三、手工計(jì)算(suàn)方法陳舊(jiù)，與ERP計(jì)算(suàn)方法不符合。

 

很(hěn)多(duō)企業成本計(jì)算(suàn)方法落後，或者與現實不符。他們的一些(xiē)簡化計(jì)算(suàn)方法，ERP系統無法支持，從而造成了ERP計(jì)算(suàn)結果與财務成本會(huì)計(jì)實際計(jì)算(suàn)的差異。

 

如關于材料成本的計(jì)算(suàn)問題。現在很(hěn)多(duō)企業，在計(jì)算(suàn)材料成本的時(shí)候，采用比較簡便的做(zuò)法，如材料的成本價格其按照的是最近的采購單價為(wèi)基礎進行(xíng)統計(jì)。如此，若企業用庫存材料進行(xíng)生(shēng)産的時(shí)候，材料成本的統計(jì)就無法反映材料真實的生(shēng)産成本。如企業生(shēng)産某批産品，其需要500千克的某種原材料，其中，200千克的材料用的是以前的庫存材料，是以100元/千克的價格購進的;剩餘的300千克材料，是最近購進的，其價格為(wèi)90元/千克。而用戶在統計(jì)材料成本的時(shí)候，其用的就是90元/千克的單價，這與實際生(shēng)産的成本就有(yǒu)差異，用這種方法，計(jì)算(suàn)出來(lái)的材料成本就比實際的材料成本要低(dī)2000元。若以這個(gè)數(shù)據為(wèi)基礎，統計(jì)企業的利潤，那(nà)也就不可(kě)能準确了。

 

以前用戶在手工操作(zuò)的時(shí)候，可(kě)能是因為(wèi)計(jì)算(suàn)工具的限制(zhì)，所以，才采取了一些(xiē)簡便的做(zuò)法。确實，如加權平均成本這種計(jì)算(suàn)方法，若再手工操作(zuò)階段，使用起來(lái)，确實有(yǒu)不少(shǎo)的困難。但(dàn)是，有(yǒu)了ERP系統，就不一樣了。其實，ERP的成本模塊的操作(zuò)比其他模塊要省力、省心許多(duō)，隻要鼠标點幾下按鈕，就可(kě)以完成了。

 

所以，企業若真的想把ERP模塊利用起來(lái)，就要先改善自己的成本計(jì)算(suàn)方法。采用一些(xiē)更加合理(lǐ)、更加能夠反映企業實際情況的一些(xiē)計(jì)算(suàn)方法，隻有(yǒu)如此，才能夠提高(gāo)成本模塊的利用效果，提高(gāo)其成本統計(jì)的準确性。

 

三、操作(zuò)不當造成的。

 

ERP系統操作(zuò)不當，也是造成成本模塊無法發揮其功能的原因之一。從以上(shàng)的分析我們可(kě)以看出，其他模塊的操作(zuò)會(huì)直接影(yǐng)響最終成本的計(jì)算(suàn)。所以說，若光從成本模塊考慮，其操作(zuò)沒有(yǒu)多(duō)大(dà)的難度，但(dàn)是，若結合其他模塊來(lái)說，則就有(yǒu)可(kě)能很(hěn)多(duō)不恰當的操作(zuò)，會(huì)影(yǐng)響成本模塊的應用。所以在，月底在成本結轉之前，要先對系統進行(xíng)一定的檢查，看看是否符合成本結轉的要求。檢查的環節主要如下：

 

1、 單據操作(zuò)是否恰當。入庫單、領料單有(yǒu)否都審核了，其若沒有(yǒu)及時(shí)審核，會(huì)影(yǐng)響最後材料成本的統計(jì);退料單有(yǒu)否即時(shí)審核，退料單的開(kāi)立時(shí)，有(yǒu)沒有(yǒu)退回給對應的生(shēng)産訂單，退料單操作(zuò)不當，也會(huì)對成本的計(jì)算(suàn)，造成影(yǐng)響。如退料的時(shí)候，若沒有(yǒu)對應生(shēng)産訂單，則其退料發生(shēng)的金額會(huì)平均分攤到當月所有(yǒu)的産品中去，而不是某張特定的生(shēng)産訂單。如某張生(shēng)産訂單在生(shēng)産時(shí)，一共領了200萬的材料，但(dàn)是，車(chē)間(jiān)在生(shēng)産這張生(shēng)産訂單的時(shí)候，隻用了180萬材料。而車(chē)間(jiān)對材料進行(xíng)退料動作(zuò)時(shí)，沒有(yǒu)把這20萬的材料退回給這張生(shēng)産訂單，如此，ERP系統在考慮這張生(shēng)産訂單的成本時(shí)，就會(huì)把材料成本當作(zuò)200萬來(lái)考慮，而不是180萬。退回倉庫的20萬材料，就會(huì)分攤到當月的所有(yǒu)産品上(shàng)，會(huì)使其他的産品成本比實際的底。

 

2、 成本的結轉時(shí)機不當。ERP系統中，不是随時(shí)都可(kě)以計(jì)算(suàn)成本的，其應運要掌握一定的時(shí)機。如在當月單據沒有(yǒu)核對清楚之前，就不能急忙的進行(xíng)成本結轉，要知道(dào)，成本結轉後，我們一般是不建議重新調整已經結轉過月份的生(shēng)産成本的。成本模塊的計(jì)算(suàn)，涉及到的計(jì)算(suàn)量比較多(duō)，最後能有(yǒu)一個(gè)獨立的時(shí)間(jiān)段來(lái)進行(xíng)運作(zuò)，以減少(shǎo)其他人(rén)對ERP的操作(zuò)時(shí)，對成本計(jì)算(suàn)的影(yǐng)響。

 

3、 一般企業，成本統計(jì)都是按照自然月來(lái)的，即從每月的1日到每月的最後一日截止為(wèi)準。但(dàn)是，有(yǒu)些(xiē)企業則不是，他們把自然月割斷了。如我遇到過一家(jiā)客戶，就是以每月25日為(wèi)結帳日。即把26日與次月的25日為(wèi)一個(gè)月份，以此來(lái)計(jì)算(suàn)成本。無論是按哪個(gè)日期來(lái)計(jì)算(suàn)成本，一般都不是問題。重要的是，企業要注意，就是周期要固定，不能空(kōng)的時(shí)候成本一個(gè)月結一次，忙的時(shí)候半年結一次。這是不允許的。企業最好能夠每月結一次成本。

 

4、 還(hái)有(yǒu)，就是關于成本計(jì)算(suàn)的方法。成本計(jì)算(suàn)的方法有(yǒu)很(hěn)多(duō)種，如分批法、産品法等等，材料成本統計(jì)也有(yǒu)許多(duō)方法，如先進先出、加權平均成本等;在産品、成品的分攤方法也有(yǒu)多(duō)種。在會(huì)計(jì)實務上(shàng)，要求成品計(jì)算(suàn)方法要在一段時(shí)間(jiān)內(nèi)保持不變。ERP也是如此。若某種成本計(jì)算(suàn)方法确定後，要在一定的時(shí)間(jiān)內(nèi)保持不變;就是沒辦法要變，最好也選擇一個(gè)自然年度為(wèi)單位而改變。

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